Půjčení vozu

Autopůjčovna - Kalendář

Pro správnou funkci autopůjčovny je potřeba mít funkci Autopůjčovna správně nastavenou a to podle následujících návodů:

Samotné půjčení nového vozu v autopůjčovně se provádí přes kalendář. V levém menu klikneme na Autopůjčovna a zobrazí se nám kalendář, přes který je možné zarezervovat vozy v požadovaném termínu. V kalendáři je možné vytvořit zápůjčky nebo rezervace.

Pozn. v kalendáři vidíme na levé straně automobily možné k zapůjčení a termíny vybíráme přetažením dle požadovaného termínu na vodorovné ose. Kliknutím na levé tlačítko myši se nám objeví možnost zadat zápůjčku nebo rezervaci.

Zápůjčka - interní nebo komerční zápůjčka jde vytvořit pouze den dopředu
Rezervace - jedná-li se o pozdější termín půjčení vozu, vytváří se nejdříve rezervace, která se potom převádí na zápůjčku.

Vytvoření zápůjčky

Zápůjčku můžeme vytvořit Komerční nebo Interní. V jednoduchosti u komerční je potřeba vyplnit více informací o klientovi, interní je pro interní účely a je zjednodušená. Samotná zápůjčka se skládá z 5 kroků:

Termín, vůz a klient

V každém kroku je potřeba vyplnit povinné údaje označené *. Termín je možné upravit. Vůz bude vyplněn automaticky, ale pokud je dostupné jiné vozidlo, je možné jej v zápůjčce změnit. Je potřeba vybrat klienta a adresáta faktury a přejdeme na další krok kliknutním na Pokračovat >

Platba

V části platba je důležité vybrat "Způsob zadání ceny"

Manuálním zadáním - u manuálního zadání zvolíme Cenu za den
Výběrem z ceníku - platba na základě předem nastaveného ceníku, který vybereme v pravé části a potřeba ho nastavit viz manuál Ceníky půjčovného. Pro každý vůz je možné mít vlastní ceník, podle kterého se nám dopočítá automaticky i cena, kauce a další poplatky.

Je možné vybrat preferovaný typ platby nájmu: hotově, převodním příkazem, neplatit, dobírkou, zápočtem nebo platební kartou. Tyto možnosti platby jsou i u preferovaného typu platby zálohy a kauce.

Zpoplatnění nájezdu je možné uplatnit pouze v případě, že zvolíme způsob zadání ceny manuálním zadáním. Kde si můžeme zvolit cenu za km, limit km/den a cenu za km při překročení limitu. Cena za nájezd bude připočtena k celkové ceně nájmu v konečné faktuře.

V části přistavení a odstavení vozu si můžeme zvolit, zda-li je požadováno přistavení a odstavení vozu a pokud by to bylo zpoplatněno v nastavení ceníku, připočte se i cena.

Sleva bude určena podle nastavení ceníku a bude aplikována ve faktuře za nájem. V případě manuálního zadání si můžeme slevu určit, zda-li bude jako procentuální sleva nebo nominální hodnota.

Stav vozu a řidič

V části stav vozu a řidič si nastavíme stav nádrže a tachometru, poznámky ohledně stavu a poškození vozu, je možné si přidat fotky vozu před půjčením, pro řešení případných sporů ohledně poškození vozidla.

Ve spodní části pak vybereme řidiče, který si auto převezme.

Informace k zápůjčce

V předposledním kroku máme možnost doplnit případně změnit již předvyplněné údaje (Číselná řada, Kontaktní osoba, Číslo zakázky). Vyplníme místo zapůjčení.

V sekci Cesta je možné zvolit, zda-li bude bezplatné parkovaní v místě stání, jestli je povoleno vycestovat do zahraničí a můžeme nastavit počet cestujících.

Můžeme přidat poznámky, co bylo předáno, poznámku k zapůjčení a poznámku k podmínkám. Nakonec je možné zápůjčku podepsat ze strany klienta a předávajících.

Rekapitulace

Rekapitulace už slouží jako přehledný souhrn celé zápůjčky, kde jsou uvedeny všechny náležitosti pro zapůjčení vozidla.

Po kliknutí na tlačítko Dokončit zapůjčení ještě vyskočí upozornění, že došlo k vytvoření zálohové faktury za kauci. Zápůjčka je tím pádem hotová, v detailu zápůjčky vidíme všechny vyplněné údaje, je k ní napárována zmíněná zálohová faktura.

Vytvoření rezervace

Nyní si ukážeme, jak vytvořit rezervaci. Rezervace je dá se říct zjednodušená zápůjčka, kdy je potřeba vyplnit mnohem méně informací a vytváří se den a více dopředu.

Rezervace se skládá ze čtyř kroků: Termín, vůz a klient -> Platba -> Informace k rezervaci -> Rekapitulace

Termín, vůz a klient

Podobně jako u zápůjčky je potřeba vyplnit povinné údaje označené *. Termín je možné upravit. Vůz bude vyplněn automaticky, je potřeba vybrat klienta a přejdeme na další krok kliknutním na Pokračovat >

Platba

V části platba vybereme Způsob zadání ceny ze dvou možností: Manuálním zadáním a Výběrem z ceníku. U samotné platby máme předvyplněněnou povinnou položku Předpokládaná cena nájmu, vyplníme Zálohu a Kauci. Volitelně potom Preferovaný typ platby nájmu a kauce.

Informace k rezervaci

Předvyplněná je pouze povinná položka Číselná řada, kde vybereme Rezervace a počet cestujících. Ostatní informace nejsou povinné, ale je dobré vyplnit co nejvíce informací, což ulehčí následné doplňování informací u zápůjčky.

Rekapitulace

Rekapitulace už slouží jako přehledný souhrn celé rezervace, kde jsou uvedeny všechny náležitosti pro rezervaci vozidla. Kliknutím na tlačítko Dokončit rezervaci rezervaci dokončíme. Jakmile se bude blížit termín zápůjčky, je možné vytvořit zápůjčku kliknutím na tlačítko Vytvořit zápůjčku ->

Následně pracujeme stejně jako při tvorbě zápůjčky viz manuál výše.